Oppsigelsesbrev ved avslutning av arbeidsforhold

Reglene om utforming av oppsigelsesbrev ved arbeidsgivers oppsigelse av arbeidsforhold er svært strenge og formelle. Hvis en arbeidsgiver ikke utformer oppsigelsen slik loven krever, kan dette få store konsekvenser. Her gis en beskrivelse av arbeidsmiljølovens formkrav for å vise hvordan man skriver en formgyldig oppsigelse.

Formkrav ved oppsigelse og avskjed

Arbeidsmiljøloven inneholder detaljerte regler for hvordan selve oppsigelsesbrevet skal være utformet. I tillegg til disse formkravene til selve brevet er det selvsagt viktig at selve oppsigelsen bygger på et saklig grunnlag.

Det er ikke tilstrekkelig å skrive et formelt gyldig oppsigelsesbrev og gi dette til den ansatte. Oppsigelsesbrevet markere slutten på prosessen frem til oppsigelse. Men først må det foreligger saklig grunnlag for oppsigelsen. I tillegg må selve prosessen gjennomføres på riktig måte. (Les vår artikkel om saklighetskrav for oppsigelse her.)

I tillegg til saklig grunnlag for oppsigelsen kreves det også at arbeidsgiver har gjennomført drøftelsesmøte før beslutning om å gi oppsigelse blir truffet.

 

Lovens krav til oppsigelsesbrevet

Arbeidsmiljølovens kapittel 15 regulerer oppsigelser og avskjed, og formkravene er gitt i § 15-4. Paragrafen heter «formkrav ved oppsigelse». Det er imidlertid utvilsomt at de samme formkravene også gjelder for avskjed.

 

Krav om skriftlig oppsigelse

For det første krever loven at oppsigelse gis skriftlig. Loven forutsetter at  oppsigelsen fysisk overleveres som et papirdokument. Arbeidsgivere bør derfor være forsiktige med å benytte elektronisk oversendelse. Hvis det er nødvendig å sende oppsigelsen elektronisk, bør dette i tilfelle være en innscannet digital kopi av det skriftlige oppsigelsesbrevet i form av et vedlegg, samtidig som originalen postlegges med rekommandert post, eller leveres personlig til arbeidstaker så snart det er praktisk mulig.

 

Selve overleveringen av oppsigelsesbrevet

Arbeidsmiljøloven har en ordensregel som sier at oppsigelse skal overrekkes personlig eller sendes rekommandert. Dersom denne regelen ikke overholdes blir oppsigelsen ikke automatisk ugyldig, men arbeidsgiver vil ha bevisbyrden for at oppsigelse er gitt, dersom oppsigelsen ikke kommer frem til arbeidstager – eller dersom arbeidstaker hevder at den ikke ble mottatt.

Hvis man som arbeidsgiver har anledning til å overlevere oppsigelsesbrevet direkte til arbeidstaker, på arbeidsplassen, kan dette derfor være å anbefale. Man har da sikkerhet for at oppsigelsen har kommet frem – og ikke minst for å være sikker på at oppsigelsen finner. Arbeidstaker bør da samtidig kvittere på at oppsigelsen er mottatt. Noen ganger ser vi imidlertid at arbeidsgivere er litt vel ivrige med tanke på å oppfylle krav om personlig overlevering. Det å for eksempel overlevere oppsigelsen i påsyn av andre kollegaer, eller å oppsøke arbeidstaker hjemme for å levere oppsigelsen, er ikke å anbefale. Arbeidstakere som sender oppsigelsen med bud hjem på døren opptrer heller ikke særlig skjønnsomt. Dersom omstendighetene rundt overleveringen er spesielt nedverdigende og belastende for den ansatte kan dette gi grunnlag for krav om oppreisningserstatning (tort-og svie) dersom saken ender med rettslig tvist.

 

Når anses oppsigelsen for å ha kommet frem?

I tråd med alminnelig avtalerett følger det av arbeidsmiljøloven § 15-4 annet ledd at «Oppsigelsen skal anses for å ha funnet sted når den er kommet fram til arbeidstaker.» Oppsigelsen får altså virkning når den er kommet frem til arbeidstaker. Det er ikke et krav at arbeidstaker har rukket å lese brevet, og gjøre seg kjent med innholdet. Hvis oppsigelsen er sendt rekommandert legger man i praksis til grunn at meldingen fra Posten om «ankommet sending» må ha kommet frem i postkassen til arbeidstaker og at arbeidstaker må ha hatt rimelig anledning til å hente sendingen. Skal oppsigelsen kun sendes med rekommandert sending, er det derfor ikke å anbefale å postlegge den helt i slutten av måneden, hvis man ønsker at oppsigelsen skal ha virkning i den påfølgende måned. (Se for øvrig artikkel om oppsigelsesfrister)

De samme prinsipper om at oppsigelsen må ha kommet frem, gjelder der arbeidstaker selv sier opp. Både arbeidsgiver og arbeidstaker bør derfor være påpasselige med å sørge for god orden og dokumentasjon når slike viktige meldinger skal gis. For arbeidstakers egen oppsigelse gjelder dog ikke de samme formkrav som når det er arbeidsgiver som gir oppsigelse. Arbeidstaker kan altså for eksempel gi en gyldig oppsigelse via en epost.

 

Krav til innhold i selve oppsigelsen

Bestemmelsene om utforming av oppsigelsesbrevet finner vi i arbeidsmiljøloven § 15-4. Det er svært viktig at disse fylles ut nøyaktig. Dersom arbeidstaker ikke gir de opplysningene loven krever er utgangspunktet at oppsigelsen ikke er formgyldig, noe som kan ha en rekke uheldige konsekvenser for arbeidsgiver.

Minstekrav til opplysninger i oppsigelsesbrevet er:

• Arbeidstakers rett til å kreve forhandling og reise søksmål
• Retten til å fortsette i stillingen etter bestemmelsene i §§ 17-3, 17-4 og 15-11,
•  De frister som gjelder for å kreve forhandling, reise søksmål og for å fortsette i stillingen
•  Hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt i en eventuell tvist

Dersom oppsigelsen er begrunnet i virksomhetens forhold, skal den videre inneholde opplysninger om eventuell fortrinnsrett etter arbeidsmiljøloven § 14-2.

I tillegg til opplysningene som er nevnt over bør det for god ordens skyld henvises til drøftelsesmøtet som er avholdt, samt at det kort bør angis hvilken oppsigelsestid som gjelder, og når siste arbeidsdag (fratredelsesdato) vil være.

 

Bør man bruke oppsigelsesmaler?

Selv om loven har en klar opplisting av hvilken informasjon som skal være med i et oppsigelsebrev, vil innholdet ofte måtte tilpasses det enkelte tilfelle. For eksempel vil bakgrunnen for oppsigelsen kunne skyldes enten den arbeidstakers egne forhold eller virksomhetens forhold. Dette får blant annet betydning for om det skal opplyses om fortrinnsrett. Videre vil det være forskjell på om en oppsigelse gis i eller utenfor prøvetid. Det er derfor ikke mulig å bruke en enkelt oppsigelsesmal for alle tilfeller.

Vi anbefaler derfor å være svært nøye med å kvalitetssikre innholdet i oppsigelsesbrevet, fortrinnsvis ved bistand av en kvalifisert arbeidsrettsadvokat. Følgene av formfeil kan nemlig være store.

 

Med disse forbehold har vi lagt ut en generell mal for oppsigelse grunnet arbeidstakers egne forhold, finner du på det på denne siden: Mal for oppsigelsesbrev – arbeidstakers forhold

Videre finner du mal for oppsigelse grunnet virksomhetens forhold (eks nedbemanning) på denne siden.

 

 

Hva skjer hvis man ikke oppfyller lovens krav til oppsigelsesbrev?

Hvis arbeidsgiver ikke oppfyller arbeidsmiljølovens krav til utforming av oppsigelsesbrev, vil konsekvensene kunne bli store. Hovedregelen er at hvis arbeidsgivers oppsigelse ikke er gitt skriftlig eller ikke inneholder opplysninger som nevnt over, skal oppsigelsen kjennes ugyldig av domstolen dersom arbeidstaker som går til søksmål innen 4 måneder etter at oppsigelsen fant sted.

Det er kun i tilfeller der det foreligger «særlige omstendigheter» som gjør det «åpenbart urimelig», at en arbeidsgiver vil kunne få opprettholdt en oppsigelse som ikke fyller formkravene. Hvis oppsigelsen for eksempel er gitt muntlig, eller i et kort brev / SMS der det står «du sies med dette opp fra din stilling», vil arbeidsgiver altså ha en stor utfordring dersom saken kommer for retten innen 4 mnd etter at oppsigelsen ble gitt.

 

 

 

Advokat ved oppsigelse?

Ønsker du advokatbistand i forbindelse med en oppsigelsessak?

Fyll ut skjemaet under, og en av våre arbeidsrettsadvokater tar kontakt med deg. Du kan også ringe oss på telefon (+47) 2137 8000